Dürfen Arbeitgeber die Personalakte nach einer Kündigung behalten?

Wegen eines Arbeitgeberwechsels habe ich meinen alten Vorgesetzten gebeten, meine Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen. Er teilte mir mit, dass er das nicht dürfe. Kann mein alter Arbeitgeber meine Personalakte etwa solange behalten wie er möchte?

Antwort:

Arbeitgeber führen über jeden Arbeitnehmer eine Personalakte, die die für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen enthält. Eine besondere Form, wie die Personalakte zu führen ist, gibt es nicht. Es kann z.B. die klassische Papierakte oder auch ein elektronisches Dokument sein. In der Akte finden sich üblicherweise neben dem Arbeitsvertrag und den möglicherweise hierzu ergangenen Änderungen auch die Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers, Zeugnisse, Lohn- und  Gehaltsbescheinigungen, Krankheits- und Urlaubszeiten, aber auch Dokumente wie etwa Abmahnungen, Beurteilungen oder gerichtliche Beschlüsse über Gehaltspfändungen durch Gläubiger des Arbeitnehmers. Nicht jede Unterlage gehört jedoch in die Personalakte. Arbeitgeber müssen sich auf solche Unterlagen beschränken, die einen engen sachlichen Bezug zu dem Arbeitsverhältnis haben.

Nach dem Ende des Anstellungsverhältnisses wird die Personalakte nicht automatisch sofort gelöscht. Oftmals wird ihr Inhalt noch für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses benötigt. Dies können neben allgemeinen Vergütungsabrechnungen auch sonstige arbeitsvertragliche Unterlagen sein, die der Arbeitgeber möglicherweise für ein Gerichtsverfahren braucht, falls der Arbeitnehmer ihn auf Zahlung von Lohnforderungen oder die Ausstellung eines neuen Arbeitszeugnisses etc. verklagt. Besteht jedoch keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung – etwa weil die Verjährung von möglichen Ansprüchen eingetreten ist - muss der Arbeitgeber die Personalunterlagen vernichten. Übrigens: Als Arbeitnehmer haben Sie Anspruch darauf, Einsicht in Ihre Personalakte zu nehmen. Dies ist grundsätzlich zu den üblichen Bürozeiten und ohne Angabe von Gründen möglich.