„Vertrauensvolle“ Kommunikation in sozialen ­Netzwerken Schwerpunkt Kommunikation im Unternehmen

Oliver Flesch
Viele Nutzer sind "always on" und immer auf Sendung

von Oliver Flesch, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Kommunikationskanäle

Digitale Kommunikation und Transformation sind Trend-Schlagwörter für Arbeitsrecht 4.0. Zunächst sollten Sie sich fragen, welche Kommunikationskanäle Sie aktuell privat und beruflich nutzen und welchen Sie zukünftig für welchen Zweck einsetzen wollen. Neben (persönlichen) Gesprächen, Treffen, E-Mail, Telefon haben zunehmend ESNs (Enterprise Social Networks) und Social-Media-Kanäle an Bedeutung erlangt. Studien belegen, dass die Nutzung von den jeweiligen Kommunikationskanälen unter den Generationen nach Art der Nutzungshäufigkeit divergiert. So ist die Nutzung von Social Media z.B. bei den Generationen Y und Z am häufigsten ausgeprägt. Mehr als zwei Drittel aller Internetnutzer sind in Social-Media-Netzwerken aktiv.

Social Media

Unter dem Begriff Social Media werden Plattformen und Netzwerke zusammengefasst, bei denen die Nutzer die Möglichkeit haben, beispielsweise Fotos, Videos, aber auch Erfahrungsberichte und Meinungen auszutauschen. Internetnutzer beschränken sich nicht mehr auf den Konsum von Inhalten, sie sind mittlerweile zu aktiven Gestaltern im Netz geworden. Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, XING, LinkedIn, Snapchat lassen eine Vielzahl von Kommunikationsmöglichkeiten zu. Kernelemente von Social Media sind Begriffe wie Profil, Netzwerk, Content, Feedback und Tagging. Es gibt in Bezug auf den Adressatenkreis, die Vertraulichkeit und die Möglichkeit der Weiterleitung von Inhalten bedeutsame Unterschiede. Im Unterschied zu allem bisher Dagewesenem gilt für die Social-Media-Welt jedoch, dass die im Netz eingestellten Inhalte einem unbegrenzten und oftmals nicht steuerbaren Kreis von Nutzern zugänglich sind und das Internet nicht vergisst.

Im Ergebnis kann daher kein Nutzer darauf vertrauen, dass Äußerungen und Inhalte nur dem ursprünglichen Adressatenkreis gegenüber zur Kenntnis gelangen.

Auch für die meisten Arbeitnehmer ist die Nutzung von Social-Media-Angeboten nicht mehr wegzudenken. Viele Nutzer sind mehrere Stunden täglich in ihrer „Community“ unterwegs („always on“), Tendenz steigend, wobei das Web auch während der Arbeitszeit privat genutzt wird.

Führung im digitalen Zeitalter

Der Arbeitgeber bzw. die Führungskraft kann sich entscheiden, ob er die Nutzung von Social Media durch Arbeitnehmer während der Arbeitszeit generell verbieten oder erlauben möchte.

So einfach ist die Beantwortung für die meisten Führungskräfte ohne Vorüberlegung aller­- dings nicht. Neben einer Risiko-Nutzen-Abwägung kann eine differenzierte Betrachtung für sie erforderlich sein. Eine klassische ­Hierarchie mit zentralen Entscheidungen und zentralen Management- und Steuerungs­instrumenten wird in der modernen digitalen Arbeitswelt aufgrund seiner Komplexität und den vielfältigen Ansprüchen und Bedürfnissen schwieriger. In der digitalisierten Arbeitswelt wird operative Führung zunehmend an Teams und einzelne Mitarbeiter abgegeben. Führung wird zur kooperativen Aufgabe, orientiert an Bedarf, Leistung und Überzeugungsfähigkeit. Aufgabe von Führungskräften wird es sein, eine optimale Balance zwischen klassischen Führungskomponenten aus der analogen Welt wie Hierarchie, Kontrolle, Regeln, Sicherheit und deren Pendants aus der digitalen Welt wie Netzwerk, Vertrauen Handlungsfreiheit und Transparenz zu finden.

Die zunehmende Komplexität und Dynamik der Arbeitswelt wird ein „Weg“ von „one fits all“ zu maßgeschneiderten individuelleren Lösungen erfordern, bei denen der Mensch im Mittelpunkt stehen muss. Die Digitalisierung der Arbeitswelt bleibt ein Konfliktpunkt. Es geht nicht nur um unterschiedliche Interessen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Auch zwischen Führungskräften und Arbeitnehmergruppen gibt es unterschiedliche Präferenzen und Wertewelten, die in Inhalt und Absprachen stärker als bisher zu berücksichtigen sind.

Wirtschaftliche Bedeutung

Aufgrund der Nutzerzahlen in sozialen Netzwerken ist die wirtschaftliche Bedeutung für Unternehmen immens. Viele Unternehmen haben ein eigenes Profil bei Facebook oder in beruflichen Netzwerken, welche der Kunden- und Mitarbeiterwerbung dienen. Bei führenden Unternehmen in Deutschland sind teilweise mehrere Millionen „Follower“ möglich, wie sich aus veröffentlichten Social-Media-Rankings ergibt, die die Popularität einer Marke, die eigene Social-Media-Aktivität und die Interaktion mit den Followern auswerten. Arbeitgeber nutzen soziale Netzwerke wie XING und LinkedIn ganz gezielt zur Personalsuche. Arbeitnehmer helfen dem Arbeitgeber durch Kundenstammpflege oder über Akquise von Neukunden in sozialen Netzwerken. Auch befinden sich aktuell die meistgenutzten E-Learning-Kanäle in Social-Media-Plattformen (YouTube, Twitter). Viele Menschen wollen aktuell etwas lernen, wo Wissen fließt und sich weiterentwickelt mit Menschen. Dies ist aktuell gerade im Rahmen der global vernetzten Welt bei Social Media zu finden. Auch ist die Angst vor dem Verlust von Informationsvorsprüngen, Deutungshoheit und Wissen (im Sinne von Unique Selling Point und Employability) nicht zu vernachlässigen. Bei der Nutzung von Social Media im Interesse des Arbeitgebers oder auf dessen Veranlassung bestehen allerdings auch Risiken, die es zu minimieren gilt. So können unbedachte Äußerungen der Arbeitnehmer in Social Media zu Reputationsschäden („Shitstorms“) des Unternehmens führen. Weitere bekannte Negativbeispiele aus der Praxis sind Urheberrechtsverstöße, Verletzung von Geheimhaltungspflicht und Beleidigungen. Transparenz hat nicht nur Vorteile, sondern auch Schattenseiten (kritisches oder gar schlechtes Feedback, Fehler werden sichtbar, die Resonanz verursacht Aufwände durch das Beantworten, und Mitarbeiter sind schlicht überlastet mit der Informationsflut). Befürworter sehen hierin teilweise auch Vorteile, da man ein dynamisches Echtzeit-Feedback für die eigene Arbeit erhält.

Arten von Social-Media-Kommunikation

Bei dem Übergang der „analogen Welt“ zur „digitalen Welt“ wurden in einem ersten Schritt aus Papier Word (Excel, PowerPoint), aus Papierordnern Windows-Explorer, aus Briefen E-Mails und aus Karteikästen Datenbanken. Der nächste Schritt der digitalen Transformation ist geprägt von offenen Wissensdatenbanken (Wikis), Foren, Blogs, Profilen, Virtual Reality und Netzwerken. Allen Netzwerken gemein ist die Möglichkeit des Postings, also einer Mitteilung innerhalb eines Netzwerkes an mehrere User, die ihrerseits die Nachricht wieder an andere User verbreiten können. Im Prinzip sind Postings vergleichbar mit Mitteilungen auf klassischen schwarzen Brettern im Betrieb, bei denen eine Person eine Nachricht absetzt und jeder der Mitarbeiter des Betriebs Kenntnis vom Inhalt dieser Information nehmen kann. Der wesentliche Unterschied zu Netzwerken ist, dass Postings leicht weitergeleitet bzw. verbreitet werden können, etwa Kommentierung oder „Liken“ des Posts. Auch eine Weiterleitung des Posts durch den Leser ist möglich, beispielsweise durch ein „Teilen“ oder ein „Retweeten“ der ursprünglichen Äußerung.

In Bezug auf den Empfängerkreis gibt es Unterschiede zwischen den sozialen Netzwerken. Die jeweiligen Privatsphäre-Einstellungen erlauben es, die Sichtbarkeit der Postings einzuschränken, beispielsweise auf „Freunde“ oder direkte „Kontakte“.

Die Besonderheit in Abgrenzung zu Photo­sharing-Netzwerken wie Snapchat, Instagram, YouTube ist, dass eine verbale Kommunikation in der Regel nicht erfolgt. Vielmehr handelt es sich um ein einseitiges Einstellen von „Content“ (Bilder, Videos), allerdings mit der Möglichkeit der Kommentierung und des „Likens“ des Inhaltes durch den Betrachter.

In allen gängigen Netzwerken gibt es auch die Möglichkeit von Private Messages, also elektronische Direktnachrichten, außer es handelt sich um einen Gruppenchat, was insbesondere bei WhatsApp üblich ist.

Relevant aus arbeitsrechtlicher Sicht ist auch der Betrieb eines Blogs auf einer Webseite oder einer eigenen Homepage, dessen Ziel primär ist, Informationen und persönliche Statements der jeweiligen Blogger zu posten.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Bei Äußerungen des Arbeitnehmers in sozialen Netzwerken mit Bezug zu seinem Arbeitsverhältnis stellt sich die Frage, ob dies noch von der Meinungsfreiheit nach Art. 5 I GG gedeckt ist, da diese im Privatrecht mittelbare Wirkung entfaltet und auch für die arbeitsrechtlichen Beziehungen zu beachten ist. Die Meinungsfreiheit betrifft ohne Rücksicht auf die Form, die Motive, den Wert und die inhaltliche Richtigkeit der Äußerung Meinungen, Werturteile bis zur Grenze der Formalbeleidigung oder Schmähkritik und selbst Tatsachenbehauptungen, soweit sie Voraussetzung zur Bildung von Meinungen sind. Die Meinungsfreiheit wird durch die Beachtung der allgemeinen Gesetze begrenzt, wozu nach dem Bundesarbeitsgericht auch Treue- und Loyalitätspflichten des Arbeitnehmers (§ 242 BGB) gehören. Spiegelbildlich ist die wirtschaftliche Betätigungsfreiheit des Arbeitgebers durch Art. 12 I GG geschützt.

Arbeitnehmer nutzen soziale Netzwerke häufig dazu, angebliche Missstände oder organisatorische Mängel im Betrieb aufzudecken. Der Arbeitgeber kann aber erwarten, dass seine Arbeitnehmer Missstände zunächst intern rügen. Eine Anprangerung im Internet ist in den seltensten Fällen eine angemessene Reaktion auf betriebliche Probleme, wie bereits die vielfältigen Beschwerde- und Informationsrechte des einzelnen Arbeitnehmers nach dem BetrVG verdeut­lichen (insbesondere §§ 84, 85, 86a BetrVG).

Zwischen den Grundrechten und Rechtsgütern von Arbeitnehmern und Arbeitgebern ist eine Interessenabwägung im Einzelfall vorzunehmen.

Im Bereich der sozialen Netzwerke werden mangels spezifischer Regelungen die allgemeinen Grundsätze zur Zulässigkeit der privaten Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz von der Rechtsprechung herangezogen.

Nutzungsverbot

Der Arbeitgeber kann die Nutzung von sozialen Netzwerken während der Arbeitszeit wie auch jede andere Nutzung der Betriebs-IT oder sonstige Privataktivitäten verbieten. Der Arbeitnehmer ist zur Erbringung der Arbeitsleistung verpflichtet, § 611 Absatz 1 BGB.

Da einige Instanzgerichte geringfügige private Nutzung ohne messbare Vernachlässigung der Dienstaufgaben angesichts heute üblicher „Flatrates“ bei Diensthandys als nicht gravierend angesehen haben, empfiehlt es sich, zur Klarstellung auch eindeutige Regelungen im Arbeitsvertrag oder Vereinbarungen (z.B. „Die Nutzung von sozialen Netzwerken (etwa Facebook, Twitter, Xing ) während der Arbeitszeit ist verboten.“) aufzunehmen. So kann auch keine konkludente Nutzungserlaubnis (Vertrauen des Arbeitnehmers auf Nutzungsberechtigung) angenommen werden, wenn die Nutzung trotz Verbot vom Arbeitgeber wissentlich vom Vorgesetzten („unter der Hand“) geduldet wird.

Nutzungserlaubnis

Falls der Arbeitgeber pauschal die private Internet-Nutzung am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit erlaubt, erstreckt sich die Nutzung auch auf die Nutzung von sozialen Netzwerken. Falls der Arbeitgeber zwar private Internetnutzung gestatten will, jedoch aus Angst vor Arbeitszeitverlust oder Ähn­lichem den Zugriff auf soziale Netzwerke verbieten möchte, sollte er dies explizit regeln oder ansonsten eine zeitliche Obergrenze in Minuten pro Tag festlegen. Ob dies praxistauglich ist, darf bezweifelt werden. Der Arbeitgeber hat zwar Zugriff auf die Betriebs-IT, sofern Sie nur für dienstliche Zwecke mit Dienstaccount benutzt werden darf, aber da heute fast jeder Mitarbeiter auch ein eigenes Smartphone dabei hat, mit dem er soziale Netzwerke „füttern“ kann, bleibt die absolute Kontrollmöglichkeit Wunschdenken.

Arbeitsvertragliche Regelung oder Social Media Guideline?

Bei neu abzuschließenden Arbeitsverträgen ist es sinnvoll, die Aufnahme einer „Social- Media-Klausel“ in den Arbeitsvertrag aufzunehmen, die den Rahmen für den Grad der zulässigen Nutzung setzt oder untersagt. Während der Pausen kann dem Arbeitnehmer nicht untersagt werden, sein privates Mobiltelefon auch zur Nutzung von Social-Media-Diensten zu nutzen. Es kann dem ­Arbeitnehmer aber verboten werden, private Äußerungen zu tätigen, bei denen betrieb­liche Belange oder Gegebenheiten dargestellt werden. Eine Verpflichtung zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen besteht auch ohne besondere Regelung im Arbeitsvertrag (§ 17 UWG). Neben dem Arbeitsvertrag können auch im Wege des Direktionsrechtes nach § 106 GewO die ­Leistungspflichten des Arbeitnehmers durch eine Social Media Guideline in ihrer jeweils gültigen Fassung konkretisiert werden.

Sofern ein Betriebsrat besteht, können Mitbestimmungsrechte nach § 87 I BetrVG z.B. § 87 I Nr.6 BetrVG (Überwachung im ­Betrieb) diesbezüglich zu beachten sein, und es empfiehlt sich, um eventuell eine höhere ­Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen, eine Social Media Guideline in Form einer Betriebsvereinbarung (§ 77 BetrVG) abzuschließen. Dass sich der Gesetzgeber bereits im Rahmen der Initiative Arbeiten 4.0 des Bundesarbeitsministeriums dieses komplexen Themas annimmt, wäre wünschenswert.

Inhalt von Social Media Guidelines

Inhalte von Social Media Guidelines sollten sich nach dem jeweiligen Regelungsbedürfnis des Unternehmens und nach dem im Einzelfall verfolgten Regelungszweck richten. Es empfiehlt sich eine klare, kurze und übersichtliche Darstellung der aus Unternehmenssicht relevanten Gesichtspunkte im Umgang mit Social Media. Arbeitnehmer können eingebunden werden, um den Nutzen und das Risikopoten­zial von Social Media für das Unternehmen und seine Mitarbeiter herauszuarbeiten.

Regelungspunkte für eine Social Media Guideline können sein:

  • Sinn- und Zweckdefinierung
  • Erlaubnis/Verbot/Grenzen der Nutzung während der Arbeitszeit (Differenzierung zwischen dienstlicher und privater Nutzung)
  • Hinweis auf einzuhaltende Rechtsrahmen (Betriebs-/ Geschäftsgeheimnisse, Datenschutz, Urheberrecht, Wettbewerbsrecht)
  • Benennung sachkundiger Ansprechpartner
  • Regelung zur IT-Sicherheit
  • Anzeigepflichten/Kennzeichnung privater Meinungen
  • Umgang mit Accounts-/Kundendaten beim Ausscheiden
  • Regelungen zum Monitoring
  • Sanktionierung bei Zuwiderhandlungen

Fazit

Social Media wird von immer mehr Arbeitnehmern genutzt und kann von Unternehmen im Rahmen der globalen Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil genutzt werden, wenn man vorab bestimmte Spielregeln festlegt. Auf ungewünschte Folgen der Nutzung von Social Media sollte der Arbeitgeber nicht erst durch arbeitsrechtliche Konsequenzen (Abmahnung, Auf­hebungsvertrag, Kündigung) reagieren, sondern durch vertrauensvolle Zusammen­arbeit und Schulung/Sensibilisierung von Arbeit­nehmern bezüglich der Regelungsinhalte einer ­Social Media Guideline Risiken minimieren.

Eine solche Guideline kann auch eine Chance zur Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geben, sich von Unternehmensseite zu sozialen Medien zu positionieren, indem es z.B. beschreibt, wie es soziale Netzwerke zu eigenen Zwecken (Recruiting, Marketingaktivitäten) nutzt und welchen Mehrwert es sich von einem aktiven Auftreten und dem seiner Mitarbeiter in sozialen Medien verspricht. Vielleicht kann so die Unternehmensphilosophie (Sinnentfaltung) ausgebildet werden und die Attraktivität des Unternehmens generationsübergreifend (insbesondere bei Bewerbern) gesteigert werden.

Auch wenn Deutschland oftmals auf Future-Work-Veranstaltungen wegen seiner Mitbestimmungsgesetze kritisiert wird (nach dem Motto: „Vieles wäre schon technisch in die Praxis umgesetzt, wenn wir in Deutschland keinen Betriebsrat hätten“), hat sich die Mitbestimmung bewährt, sofern man eine Kommunikation auf Augenhöhe durchführt und an einer längerfristigen Mitarbeiterbindung interessiert ist.

Ich wünsche Ihnen eine interessante vertrauensvolle Kommunikation, bei freier Wahl Ihres Kommunikationskanals!


Bildquelle 1: © DIE FÜHRUNGSKRÄFTE – DFK
Bildquelle 2: © alphaspirit, Fotolia

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